Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan laci, sedangkan bulan digunakan sebagai kode guide dan tanggal digunakan sebagai kode folder.
Pada filing sistem tanggal, tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi karena biasanya petugas arsip telah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan, Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi berkembang menjadi lebih luas/besar dan lebih padat frekuensi kegiatannya serta menyangkut lebih banyak aspek sehingga masalah yang dihadapi pun semakin menjadi lebih beragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya pun sudah harus diganti dengan menggunakan filing sistem yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.
B. MENYIAPKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN
B. MENYIAPKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN
A. PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL
1.Perlengkapan.Perlengkapan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem ini, yaitu:
a. Filing cabinet; cukup berlaci satu untuk kegiatan satu tahun. Jika dirasa perlu, bisa ditambah.
b. Guide; hendaknya disiapkan sebanyak jumlah tanggalan/hari dalam setahun
c. Map folder; jumlah yang dibutuhkan sebanyak jumlah tanggal/hari dalam setahun.
d. Rak sortir; berfungsi untuk menyortir surat.
e. Kartu indeks.
f. Lemari kartu indeks.
2. Tata letak
Pada bagian depan laci filing cabinet, diberi tanda tahun yang sedang berjalan sebagai judul atau pokok masalah. Dalam laci disusun guide-guide yang dibelakangnya disusun folder-folder. Guide yang diletakkan paling depan diberi judul/kode bulan Desember, dibelakangmya disusun folder sebanyak 31 dan diberi nomor 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal dalam bulan tersebut) dasn seterusnya sampai dengan guide paling belakang yang diberi judul/kode Januari, yang di belakangnya ditempatkan folder-folder sebanyak 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan tersebut).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar