PERATURAN MENGINDEKS DAN MEMBERI KODE

1.  

                      

                   1.       Mengindeks nama orang Indonesia

a.     Nama tunggal,  adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Misalnya:

No.	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Herawati	Herawati	-	-	He
2.	Supriyono	Supriyono	-	-	Su

b.     Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu kata, maka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya:

No.	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Ine Wijayanti	Wijayanti	Ine	-	Wi
2.	Muhammad Mahardika Janutama	Janutama	Muhammad	Mahardika	Ja

       

c.      Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama      keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga. Misalnya:

No.	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Aspin Sihombing	Sihombing	Aspin	-	Si
2.	Heni Maspaitella	Maspaitella	Heni	-	Ma

d.     Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya. Misalnya:

No.	Unit I	Unit II	Unit II	Unit III	Kode
1,	A.Rachman	Rachman	A	-	Ra
2.	M. Maulana S.	Maulana	M	S	Ma

e.     Nama orang yang mengggunakan singkatan di di depan ataupun di belakang dan tidak di ketahui kepanjangannya, maka diindeks nama jelasnya. Misalnya:

No.	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kodc
1.	B.J Habibie	Habibie	Baharuddin	Jusuf	Ha
2.	A.H Nasution	Nasution	Abdul	Haria	Na

f.     Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman Ketut), diutamakan yang di indeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran. Misalnya:

No.	Nama	Unit I	Unit II	Unit III	Kode
1.	Ida Bagus Putu Arsana	Arsana	Putu	(Ida Bagus)	Ar
2.	Ida Ayu Nyoman Lestari	Lestari	Nyoman	(Ida Ayu)	Le

Berikut ini Contoh Video Cara Mengindeks Jurnal:

FILING SISTEM TANGGAL

     Filing sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun penyimpanan arsip yang bertalian. Dalam pengelompokan laci, sedangkan bulan digunakan sebagai kode guide dan tanggal digunakan sebagai kode folder.

     Pada filing sistem tanggal, tidak diperlukan adanya daftar klasifikasi karena biasanya petugas arsip telah terbiasa dengan urutan bulan dalam satu tahun, urutan tanggal dalam satu bulan. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat belum begitu banyak agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file untuk tiap periode tertentu, misalnya satu bulan, Namun apabila kegiatan suatu lembaga/organisasi berkembang menjadi lebih luas/besar dan lebih padat frekuensi kegiatannya serta menyangkut lebih banyak aspek sehingga masalah yang dihadapi pun semakin menjadi lebih beragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai. Oleh karena itu, sistem filingnya pun sudah harus diganti dengan menggunakan filing sistem yang memadai dan sesuai dengan kegiatannya.


B. MENYIAPKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN

A. PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL

1.Perlengkapan.Perlengkapan yang dibutuhkan untuk mendukung sistem ini, yaitu:

     a. Filing cabinet; cukup berlaci satu untuk kegiatan satu tahun. Jika dirasa perlu, bisa ditambah.

     b. Guide; hendaknya disiapkan sebanyak jumlah tanggalan/hari dalam setahun

     c. Map folder; jumlah yang dibutuhkan sebanyak jumlah tanggal/hari dalam setahun.

     d. Rak sortir; berfungsi untuk menyortir surat.

     e. Kartu indeks.

     f.  Lemari kartu indeks.

2. Tata letak

      Pada bagian depan laci filing cabinet, diberi tanda tahun yang sedang berjalan sebagai judul atau pokok masalah. Dalam laci disusun guide-guide yang dibelakangnya disusun folder-folder. Guide yang diletakkan paling depan diberi judul/kode bulan Desember, dibelakangmya disusun folder sebanyak 31 dan diberi nomor 1 sampai dengan 31 (sesuai dengan jumlah tanggal dalam bulan tersebut) dasn seterusnya sampai dengan guide paling belakang yang diberi judul/kode Januari, yang di belakangnya ditempatkan folder-folder sebanyak 31 (sesuai dengan jumlah tanggal pada bulan tersebut).

                                                                                               

ISTILAH-ISTILAH DALAM FILING SISTEM ABJAD

  

             Untuk memahami tata cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat  beberapa istilah atau termonologi yang perlu diketahui, antara lain:

1. Mengindeks; adalah kegiatan membagi nama/judul menjadi beberapa unit.

2. Unit; adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3. Caption; adalah nama yang sudah diindeks, yang kemudian dijadikan sebagai tanda pengenal.

4. Mengode (kodefikasi); adalah kegiatan menentukan kode dari nama/judul yang sudah diindeks Kode diambil dari huruf pertama unit pertama dari nama/judul yang sudah diindeks.

5. Mengabjad, adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/judul yang sudah diindeks.